Whistleblowing – BBA Broker

Canali di segnalazione per i soggetti che intrattengono rapporti con BBA BROKER SRL

BBA BROKER SRLS in attuazione del D.lgs. 24/2023, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937 in merito alla protezione delle persone che denunciano violazioni dei diritti stabiliti nell’Unione Europea, informa tutti i soggetti che con essa intrattengono rapporti lavorativi.

1.Premessa

La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che hanno rapporti con BBA Broker Srls e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza. La presente informativa ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sui canali di segnalazione messi a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.

L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso:

affissione nelle bacheche di tutti gli uffici BBA Broker Srls;
pubblicazione sul sito www. bbabroker.com così da esser resa ai soggetti esterni e messa a disposizione dei collaboratori di BBA Broker Srls;
invio tramite mail a tutti ai soggetti esterni che intrattengono rapporti lavorativi con BBA Broker S.r.l.;

BBA Broker Srls si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.

2. Tipo di segnalazioni ammesse

Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.

A titolo esemplificativo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a BBA Broker Srls quali ad esempio:

comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001;
comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di BBA Broker Srls;
comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.

3. Canali di segnalazione

I canali, come previsto dalla normativa di riferimento, sono i seguenti:

interno (nell’ambito del contesto lavorativo);
esterno (ANAC);
divulgazione pubblica (tramite la stampa, mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone);
denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile.

Canale Interno (nell’ambito del contesto lavorativo)

Al fine di favorire la ricezione di segnalazioni tramite canale interno, BBA Broker Srls mette a disposizione dei dipendenti e degli stakeholder i seguenti canali di comunicazione, scritta o orale; anonima o in presenza.

1. Segnalazione verbale o scritta:

Viene identificato nel Sig. Lupetti Piero il ruolo di referente interno e Gestore delle segnalazioni, che avrà il compito in azienda di gestire la segnalazione e rapportarsi col segnalatore.

La segnalazione verrà tempestivamente gestita per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.

2. Segnalazione a mezzo posta:

Nel caso in cui il segnalante intenda utilizzare il canale effettuare una segnalazione scritta, deve indirizzare la comunicazione a :

HSE Consulting c.a. Ufficio Segnalazioni –Via Aretina nr. 171 50136 Firenze

apponendo la scritta in busta “BBA Broker Whistleblowing – RISERVATO/CONFIDENZIALE”

La segnalazione dovrà essere spedita in una busta che a sua volta dovrà contenere due buste chiuse; una contenente la segnalazione e una contenente i dati del segnalatore, nel rispetto delle cautele progettate per garantire la riservatezza del segnalante.

3. Segnalazione a mezzo posta elettronica:

Nel caso in cui il segnalante intenda utilizzare il canale di posta elettronica può effettuare una segnalazione tramite e-mail a:

whistleblowing@hseconsulting.eu

Oggetto: BBA Broker Whistleblowing – RISERVATO/CONFIDENZIALE

La trasmissione dei dati forniti dal segnalante mediante e-mail sarà gestita con i dovuti protocolli di sicurezza, Saranno inoltre applicate tecniche di crittografia end-to-end su tutti i dati in transito e archiviati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse secondo quanto prescritto dalla normativa.

Canale Esterno (ANAC)

I segnalanti possono utilizzare il canale esterno (ANAC) quando:

non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto richiesto dalla legge;
la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione potrebbe determinare un rischio di ritorsione;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:
la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Le modalità di segnalazione sono dettagliatamente riportate nel sito dell’ANAC, alla pagina https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p3. L’ANAC provvede quindi a:

dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data del suo ricevimento, salvo esplicita richiesta contraria della persona segnalante ovvero salvo il caso in cui l’ANAC ritenga che l’avviso pregiudicherebbe la protezione della riservatezza dell’identità della persona segnalante;
mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni;
dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute;
svolgere l’istruttoria necessaria a dare seguito alla segnalazione, anche mediante audizioni e acquisizione di documenti;
dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi o, se ricorrono giustificate e motivate ragioni, 6 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione esterna o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento;
comunicare alla persona segnalante l’esito finale della segnalazione.

Divulgazione Pubblica

I segnalanti possono effettuare direttamente una divulgazione pubblica quando:

la persona segnalante ha previamente effettuato una segnalazione interna ed esterna ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro entro i termini stabiliti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse;
la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.

Denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile

Nelle modalità di legge.

4. Soggetti legittimati

Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art.3 del D.lgs.n. 24/2023.

A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:

dei dipendenti di BBA Broker Srls
di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con BBA Broker Srls.

5. Estensione della tutela

La tutela dei segnalanti è garantita:

nel caso dei lavoratori dipendenti di BBA Broker Srls durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con BBA Broker Srls per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.

7. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni

Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.

8. Osservanza del divieto di atti ritorsivi.

In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.lgs. nr.24/2023 BBA Broker Srls osserverà il divieto di attuare qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.

Informativa sulla protezione dei dati personali ex artt. 13 e 14 GDPR 679/2016

Nel rispetto di quanto previsto dal Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali) le forniamo le dovute informazioni in ordine al trattamento dei dati personali forniti. Si tratta di un’informativa che è resa ai sensi degli artt.13 e 14 del Reg. UE 2016/679 (Regolamento Europeo per la protezione dei dati personali).

TIPOLOGIA DI DATI TRATTABILI

I dati personali oggetto di trattamento rientrano nelle seguenti categorie:

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima:

Comuni Obbligatori: nome, cognome, tipo di rapporto intercorrente con la Società;

Comuni Facoltativi: inquadramento, ruolo, qualifica, contatto telefonico, indirizzo mail.

Dati personali del segnalante in caso di segnalazioni effettuate in forma non anonima attraverso canali diversi

In caso di segnalazioni effettuate verbalmente a mezzo telefonico o in sede di specifico incontro richiesto, i dati personali trattati sono quelli comunicati volontariamente dal segnalante.

Dati personali riferiti al/i segnalato/i e/o ad altre persone coinvolte nella segnalazione

I dati trattabili sono quelli che il segnalante ha inteso fornire per rappresentare i fatti descritti nella segnalazione. In questo caso la Società non è in grado di determinare a priori i dati oggetto della segnalazione, che potrà quindi contemplare anche dati particolari o relativi a condanne penali e reati.

I già menzionati dati saranno trattati con supporti informatici e cartacei che ne garantiscono la sicurezza e la riservatezza. La documentazione in formato cartaceo è limitata al minimo indispensabile e archiviata e custodita in armadi e locali dotati di serrature di sicurezza. Sono applicate tecniche di crittografia end-to-end su tutti i dati in transito e archiviati, garantendo in questo modo la riservatezza delle informazioni trasmesse.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO, ai sensi dell’art.4 del Reg. UE 2016/679, è BBA Broker Srls rappresentata dal suo Legale Rappresentante con sede in via Garcia Lorca nr. 23 Santa Croce sull’Arno 56029 (PI) PEC: bbabroker@pec.it

IL DATA PROTECTION OFFICER è contattabile all’indirizzo mail: stefano@hseconsulting.eu

FINALITA’DEL TRATTAMENTO, BASE GIURIDICA, PERIODO DI CONSERVAZIONE E NATURA DEL CONFERIMENTO

A) Esecuzione di attività istruttorie e adozione di provvedimenti:

I Vostri datisaranno trattati allo scopo di effettuare le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione degli eventuali provvedimenti che potrebbero rendersi necessari.

Ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. b), il trattamento è necessario all’adempimento di un obbligo di legge(L. n.179/2017, D.lgs. n 24/2023recante “Attuazione della direttiva UE 2019/1937”)

I vostri dati sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario per il perseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti, conformemente a quanto previsto dagli obblighi di legge o comunque per consentire alla Società la tutela dei diritti ed interessi propri o di terzi (es. difesa in giudizio).

Il conferimento dei dati è facoltativo resta inteso che un eventuale rifiuto a rispondere al momento della raccolta delle informazioni, o l’eventuale diniego di trattamento dei dati può comportare la nostra oggettiva impossibilità di prendere inconsiderazione la segnalazione.

SOGGETTI DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI

Per il perseguimento delle finalità suddette, i dati personali forniti potranno essere resi accessibili solo a coloro i quali, all’interno della Società, ne abbiano necessità per il ruolo/mansione svolta in relazione al processo di ricezione, analisi, istruttoria e gestione delle segnalazioni e di eventuali azioni conseguenti.

Tali soggetti sono opportunamente istruiti al fine di evitare la perdita, l’accesso ai dati da parte di soggetti non autorizzati o trattamenti non consentiti dei dati stessi e, più in generale, in relazione agli obblighi in materia di protezione dei dati personali. I dati possono essere trattati, inoltre, da Consulenti esterni e Terze Parti, che agiscono in qualità di Responsabili/Sub-Responsabili del trattamento e hanno sottoscritto un apposito contratto che disciplina puntualmente i trattamenti loro affidati e gli obblighi in materia di protezione dei dati e sicurezza del trattamento ai sensi dell’art. 28, comma 3 del Regolamento. Infine, i dati personali potranno essere trasmessi anche ad altri soggetti autonomi titolari del trattamento, in base a norme di legge o di regolamento (es. Autorità Pubbliche, Autorità Giudiziaria, Corte dei conti e ANAC).

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO

I suoi dati personali non verranno trasferiti fuori dall’UE.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

l Regolamento UE 2016/679 (artt. da 15 a 22) conferisce agli interessati l’esercizio di specifici diritti. In particolare, in relazione al trattamento dei propri dati personali oggetto della presente informativa, l’interessato ha diritto di chiedere alla Società l’accesso, la rettifica, la cancellazione, la limitazione, l’opposizione e la portabilità; inoltre può proporre reclamo, nei confronti dell’Autorità di Controllo, che in Italia è il Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 del Regolamento UE 2016/679).

Ai sensi dell’articolo 2-undecies del D.lgs. n. 196/2003 e s.m.i., (in attuazione dell’articolo 23 del Regolamento), si informa che i già menzionati diritti non possono essere esercitati da parte di alcuni interessati coinvolti nella segnalazione (segnalati e/o altre persone coinvolte nella segnalazione), qualora dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante.

In particolare, l’esercizio di tali diritti:

sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di regolamento che regolano il settore (tra cui il D.lgs. 231/2001 come modificato dalla L. n. 179/2017);
potrà essere ritardato, limitato o escluso con comunicazione motivata e resa senza ritardo all’interessato, a meno che la comunicazione possa compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi dell’interessato, al fine di salvaguardare la riservatezza dell’identità del segnalante;
in tali casi, i diritti dell’interessato possono essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui all’articolo 160 del Codice Privacy, nel qual caso il Garante informa l’interessato di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver svolto un riesame, nonché del diritto dell’interessato di proporre ricorso giurisdizionale.

In qualsiasi momento, l’interessato potrà chiedere di esercitare i suoi diritti a BBA BROKER SRLS.

Rivolgendosi al Data Protection Officer, contattabile all’indirizzo mail: stefano@hseconsulting.eu

MODIFICHE INFORMATIVA

Il titolare si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa sulla privacy, in qualsiasi momento. Al fine di facilitare la verifica di eventuali cambiamenti, l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento dell’informativa.

Data di aggiornamento: 12 dicembre 2023

Il Titolare del Trattamento: BBA Broker Srls